GIẢI PHÁP
Quản lý hồ sơ & tài liệu
Prolean mang đến giải pháp thông minh dành cho doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số quy trình lưu trữ và quản lý tài liệu.
Các tính năng chính
Phân loại
Hệ thống tự động phân loại văn bản theo các trường thông tin được thiết lập sẵn dựa trên quy tắc riêng của tổ chức.
Lưu trữ
Lưu trữ tài liệu một cách an toàn, cập nhật và lưu trữ đồng thời mọi lịch sử chỉnh sửa văn bản.
Tìm kiếm
Hỗ trợ người dùng tìm kiếm tài liệu dễ dàng với công nghệ tìm kiếm nâng cao.
Quản lý
Thiết lập hệ thống quản lý văn bản tập trung giúp tiết kiệm chi phí cho không gian lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Vì sao nên sử dụng giải pháp
Quản lý tài liệu của Prolean?
Dễ dàng hợp tác
Prolean giúp cho việc hợp tác với đối tác, đồng nghiệp trở nên dễ dàng hơn khi người dùng có thể truy cập vào tài liệu bằng mọi thiết bị, ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào.
Bảo mật tối đa
Hệ thống cung cấp một nền tảng an toàn cho việc đăng tải và truy cập tài liệu. Chức năng phân quyền và mã hóa theo từng vai trò sử dụng giúp bảo vệ tài liệu tối đa suốt quá trình lưu trữ.
Tối ưu tìm kiếm
Công nghệ tìm kiếm nâng cao hỗ trợ người dùng tìm kiếm toàn văn, theo loại tài liệu và theo tác giả giúp việc tìm kiếm tài liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng.
Chuẩn hoá quy trình
Việc tự động phân loại, sắp xếp và phân tích tài liệu bằng hệ thống quản lý được tùy chỉnh theo quy chuẩn của tổ chức giúp tài liệu được sử dụng một cách hiệu quả hơn, đồng thời cũng đảm bảo tính toàn vẹn và hạn chế tối đa việc thất thoát tài liệu trong quá trình chuyển giao.
Quản lý và phân quyền truy cập
- Quản lý theo vai trò: Quản lý truy cập theo vai trò của cá nhân trong tổ chức giúp tăng cường mức độ bảo mật cho các tài liệu quan trọng.
- Quản lý theo bộ phận: Quyền truy cập được quản lý theo phòng ban đảm bảo tài liệu được sử dụng đúng nhu cầu và mục đích.
Quản lý tài liệu hiệu quả tối ưu
- Giao diện trực quan, dễ dàng thực hiện các thao tác trên hệ thống.
- Công nghệ tìm kiếm tối ưu theo hình thức toàn văn và áp dụng cho đa dạng loại tài liệu.
- Tự động phân loại tài liệu dựa trên thông tin trích xuất và các trường thông tin được gán
- Quản lý đa nền tảng, bao gồm lưu trữ đám mây và lưu trữ trên máy chủ
Phân quyền truy cập tài liệu
- Theo vai trò: Phân quyền admin cho tài khoản để có quyền truy cập và quản lý tài liệu, người dùng, bộ phận…
- Theo loại và bộ tài liệu: Phân quyền truy cập theo loại tài liệu và bộ tài liệu trên hệ thống.